Guvernanța corporativă și conformarea

Guvernanța corporativă

Autonom este condusă conform direcțiilor sale principale stabilite, care împuternicesc guvernanța noastră corporativă. Suntem conduși de integritate și transparență, cu o abordare sistemică a managementului riscului și conformității. Suntem siguri că doar urmând valorile și motivațiile noastre vom ajunge la satisfacție în toate domeniile afacerii noastre, dar în principal ne vom asigura reziliența afacerii noastre.

Ne-am luat un angajament ferm pentru practici de guvernanță corporativă responsabile și de aceea, politicile și procedurile interne au fost dezvoltate astfel încât să urmărească respectarea cu strictețe a reglementărilor legislative în vigoare naționale și internaționale și în același timp, să adoptăm cele mai înalte standarde în direcția unor practici responsabile de mediu și sociale.

Autonom are o structură plată cu 3 niveluri ierarhice: consiliul de administraţie, managerii și angajaţii. Toţi managerii raportează direct către consiliu și nu există un „management al managerilor”. Compania devine astfel o reţea: fiecare sucursală și funcţie este organizată ca o companie mai mică, având profituri și pierderi proprii pentru care managerul este responsabil. Aproape 90% din decizii sunt luate în interiorul echipelor, fără intervenţia consiliului de administraţie. Managerii raportează Consiliului de Administraţie contribuţiile și realizările zilnice, își analizează performanţele și se consultă adesea cu ceilalţi manageri și restul echipei, tocmai pentru a deveni responsabili și motivaţi de rezultatele lor financiare.

Cultura organizaţională și valorile Autonom

Misiune:Autonom este o companie de familie care gândește pe termen lung.

Valorile Autonom sunt:

Facem ceea ce este necesar pentru a ne ajuta clienții

Cultura organizaţională a grupului Autonom se bazează pe următoarele patru principii:

Etica în afaceri și transparență

Identificăm acest aspect de materialitate ca fiind fundamentul companiei noastre. Suntem în mod clar devotați respectării și promovării tuturor motivațiilor noastre privind afacerea noastră: etică puternică, transparență și integritate.

Transparenţa este, de asemenea, o valoare esenţială în Autonom, deoarece 90% din informaţii sunt accesibile în sistemul intern al Autonom și fiecare decizie de management este derivată din valorile companiei.

Sedințele de management sunt transmise pe grupul nostru intern pentru a putea fi urmărite de către toți angajații și de asemenea, lunar au loc ședințe de echipă și un rezumat al acestora este trimis pe e-mail.

Politica anticorupție și antimită

Autonom are mai multe principii și valori fundamentale care stau la baza unor practici comerciale corecte și loiale și, prin urmare, este important ca acestea să fie respectate, în toate filialele sale, diviziunile și societățile afiliate. Unul dintre aceste principii este toleranța zero față de mită și acte de corupție, oriunde și sub orice formă ar putea fi întâlnite. În acest sens, toate relațiile noastre cu partenerii noștri sunt bazate pe onestitate și etică, corectitudine, respectarea drepturilor omului, transparență și conformare cu legile și reglementările aplicabile.

La nivelul companiei, comportamentul pe care îl așteptăm de la toți angajații noștri face parte din Regulamentul Intern al Autonom și din politica definită recent, în acest scop. (Politica poate fi consultată în integralitate accesând următorul link https://www.autonom.ro/politica-anticoruptie)

În 2021 nu au existat incidente confirmate în care să fie implicați angajați ai companiei, incidente care să conducă la întreruperea raporturilor de colaborare cu partenerii de afaceri sau acțiuni în instanță îndreptate împotriva companiei.

Managementul riscului și conformarea

Abordăm riscurile strategice și operaționale într-un mod integrat. Este foarte important pentru noi să avem o imagine clară asupra tuturor proceselor care se desfășoară în cadrul fiecărei agenții. Aspectele relevante ce pot conduce la riscuri sunt adresate imediat prin analize anuale și stabilim principiile și procesele astfel încât să minimizăm riscurile asupra afacerii și asupra părților interesate. Totodată, știm că numai printr-o astfel de abordare, vom putea evalua impactul asociat fiecărui aspect în parte. Identificăm, de asemenea, oportunitățile asociate afacerii și suntem permanent proactivi în a le adresa.

Responsabilitatea pentru identificarea riscurilor și managementul acestora este în sarcina responsabilului cu conformarea și a Comitetului de Conformare. Aceștia, prin aplicarea unei metodologii interne bazată pe evaluare, adresează recomandări de abordare pentru diminuarea unor riscuri identificate; pe de altă parte, identificând oportunități, creează programe sau proiecte interne, astfel încât la nivelul organizației să se creeze plus valoare.

Risc de Preţ și Risc de Lichiditate Risc de CreditRisc de cash-flowRiscuri aferente fluctuaţiilor ratelor dobânziiRiscuri asociate evoluţiei negative a condiţiilor economiceRiscuri legate de scăderea turismului și perturbări în funcţionarea industriei de transport aerianRiscuri aferente valorii reziduale și evoluția prețurilor auto rulate

Pentru detalii suplimentare aferente riscurilor menționate mai sus, în scopul de a nu dubla informațiile prezentate părților interesate, vă rugăm să accesați Raportul anual al administratorilor 2021, secțiunea Riscuri ale companiei Autonom (https://tinyurl.com/2p8j6hj6).

Riscuri de neconformare cu legislația

Având implementate standardele management pe calitate, mediu, sănătate și securitate ocupațională (ISO 9001, ISO 14001 și ISO 45001) ne asigurăm că suntem la curent cu toate cerințele legislative aplicabile în materie de sănătatea și siguranța angajatului, legislația de mediu, legislația privind personalul, legislația financiară, legislația cu privire la operare agenții, controlând în mod corespunzător riscurile la nivelul tuturor operațiunilor noastre. Am stabilit reguli stricte de conformare cu toate reglementările interne și externe relevante, depunând în mod constant toate diligențele pentru minimizarea riscului de neconformare. Suntem conștienți de aceste riscuri, însă le gestionăm prin informare constantă cu privire la cerințele legale aplicabile, monitorizarea conformării stricte pe diferite aspecte operaționale ale business-ului și recurgem la instruirea intensivă a angajaților și evaluarea periodică.

Nu am primit sancțiuni pe neconformare cu legislația, pe parcursul anului 2021.

Riscuri legate de mediu

Analiza riscurilor privind schimbările climatice pentru afacerea noastră ar putea fi determinată de punerea în aplicare a cadrului TCFD. Rezultatele obținute vor arăta o înțelegere mai profundă a riscurilor specifice legate de schimbările climatice pentru zona noastră financiară de afaceri. Ne propunem să avem, cel târziu în anul 2023, reprezentarea pe hartă a riscurilor climatice și a scenariilor de impact financiar pentru acele riscuri fizice și de tranziție care ar putea afecta business-ul companiei.

Nu există litigii și nici nu se preconizează apariţia de litigii legate de protecţia mediului înconjurător.

Alte riscuri

Investitorii ar trebui să ia în considerare faptul că riscurile prezentate anterior sunt cele mai semnificative riscuri de care compania are cunoștință la momentul redactării documentului. Totuși, riscurile prezentate în această secţiune nu includ în mod obligatoriu toate acele riscuri asociate activității emitentului, iar compania nu poate garanta faptul ca ea cuprinde toate riscurile relevante. Pot exista și alţi factori de risc și incertitudini de care compania nu are cunoștință la momentul redactării documentului și care pot modifica în viitor rezultatele efective, condiţiile financiare, performanțele și realizările emitentului și pot conduce la o scădere a preţului obligațiunilor companiei. De asemenea, investitorii ar trebui să întreprindă verificări prealabile necesare în vederea întocmirii propriei evaluări a oportunităţii investiţiei.

Managementul riscului pe tipuri și arii

Grupul acordă o atenţie deosebită modalităţii de selecţie și monitorizării clienţilor pentru serviciile de leasing operaţional;
Gestionarea procesului de luare a deciziei de finanţare a clienţilor și monitorizarea comportamentului de plată a acestora este realizată de Departamentul Financiar și Risc;
Autonom Services a beneficiat în 2017 de asistenţă din partea BERD pentru rafinarea politicii sale de risc comercial;
Metodologie de tip scoring pentru încadrarea în categoria de risc, în funcţie de care se stabilesc condiţiile de finanţare și garanţiile solicitate;
Clienţii sunt clasificaţi în patru categorii: risc foarte scăzut (blue-chip), regular cu risc scăzut, regular cu risc mediu, risc ridicat (nefinanțabil);
Analiza de risc include analiza informaţiilor financiare, precum și elemente specifice precum experienţa managementului, istoricul juridic al asociaţilor și administratorilor, vechimea clientului în prestarea obiectului său de activitate, verificare în CIP, verificare existenţă datorii la stat, verificare dosare pe rol în calitate de debitor, etc.
În cazul clienţilor care nu sunt încadraţi în categoria blue-chip, Grupul se asigură în privinţa efectuării în termen a plăţilor prin solicitarea unor garanţii personale administratorilor și asociaţilor prin intermediul unor bilete la ordin avalizate în nume personal de aceștia;
Grupul descurajează depășirea termenelor de plată prin perceperea unor penalităţi mari de întârziere (până la 1%/zi după depășirea termenului scadent);
Granularitate ridicată clientelă (flota medie/client ~4,5 autovehicule, pondere top 10 clienţi mai mică de 14% în total cifra de afaceri leasing operaţional și rent-a-car in 2021);
În maxim 2 luni de întârziere de la plata ratei de leasing scadentă, Grupul reintră în posesia autovehiculelor;
Grupul decide între vânzarea sau utilizarea autovehiculelor întoarse anticipat din contractele de leasing operaţional în cadrul serviciilor rent-a-car, mai ales dacă evenimentul a intervenit în prima parte de derulare a contractului;
Complementaritatea liniilor de business prin prisma flexibilităţii mutării activelor între cele două categorii de servicii, reprezintă un avantaj competitiv major pentru Grup din perspectiva managementului riscului.

Gestionarea riscurilor legate de pandemia de Covid-19

A fost fără îndoială o perioadă dificilă și neprevăzută - o criză sanitară de amploare care a afectat numeroase industrii și care pune la grea încercare afacerile de pretutindeni, în special cele legate de mobilitate. Pandemia globală a provocat companiile să găsească noi modalităţi pentru a-și ţine afacerea în mișcare și de a-și adapta modelul de business la noul context.

Încă o dată, modelul de organizare și funcţionare al Autonom, bazat pe echipe mici, autonomie, agilitate și decizii descentralizate, ne-a permis să acţionăm rapid pentru a asigura protejarea colegilor, a clienţilor și a activelor companiei. Autonomia echipelor de a găsi și implementa soluţii rapide, precum și comunicarea transparentă, au ţinut echipa implicată și unită în faţa provocărilor din această perioadă.

Spiritul antreprenorial și punerea comunităţii în centrul acţiunilor noastre au fost întotdeauna în ADN-ul nostru și al echipei noastre. De aceea, chiar în primele etape ale pandemiei am lansat o iniţiativă de a pune la dispoziţie mașini din flota Autonom, până la 3 luni cu posibilitatea de prelungire, ONG-urilor și instituţiilor publice din prima linie care au avut nevoie de mobilitate în misiunea lor de ajutorare a celor afectaţi. Cu o echipă dedicată și prin intermediul colegilor noștri din toată ţara, am reușit, prin proiectul HELP, să sprijinim 66 de ONG-uri din toată ţara, contribuind cu aproape 100 de vehicule și zeci de voluntari.

În urma unui sondaj efectuat în rândul clienţilor Autonom despre modul în care pandemia și perioada de izolare le-a afectat activitatea, antreprenorii au indicat că una dintre cele mai mari provocări în acest moment a fost obţinerea accesului la finanţare și menţinerea lichidităţii. Ca urmare, după ieșirea din starea de urgenţă, împreună cu partenerii noștri, am lansat un ghid cu soluţii concrete pentru antreprenori, creat cu scopul de a avea o resursă utilă care sa îi ajute să navigheze mai ușor prin dificultăţile cauzate de criza coronavirus și să își redefinească modelul de afaceri într-unul mai agil și durabil.

Vă invităm să accesaţi ghidul la următorul link: https://leasingoperational.com/solutii-antreprenori/

Conformare GDPR

La nivelul organizației ne aliniem cerințelor europene referitoare la protecția datelor cu caracter personal (GDPR). Autonom se angajează să respecte cu strictețe confidențialitatea datelor clienților sau utilizatorilor canalelor sale de comunicare și se angajează să nu transmită aceste date către terți.

La nivelul companiei Autonom, nu au fost înregistrate în anul 2021 reclamații referitor la încălcări ale regulilor privind managementul datelor cu caracter personal, plângeri justificate primite cu privire la încălcări ale confidențialității clientului, reclamații primite de la părți externe sau plângeri din partea organismelor de reglementare.

De asemenea, nu au fost identificate scurgeri, furturi sau pierderi de date despre clienți.

Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal este publică și poate fi consultată prin accesarea următorului link https://www.autonom.ro/politica-de-confidentialitate

Securitatea datelor

Decizia noastră de a oferi servicii de înalt nivel clienților noștri, implică o conștientizare puternică pentru securitatea datelor. Înregistrăm soluțiile potrivite pentru a putea asigura în continuare securitatea tuturor datelor clienților pe care le gestionăm.

Domeniul de activitate presupune utilizarea unei game largi de echipamente, utilaje și instalații tehnologice. O parte din procesele operaționale curente sunt digitalizate și se va continua acest trend.

Autonom a implementat și actualizează politici şi proceduri organizatorice și tehnice adecvate pentru a proteja secretul datelor împotriva accesului neautorizat și împotriva prelucrării sau divulgării ilegale, precum și pierderii accidentale, modificării sau distrugerii. Măsurile tehnice și organizatorice pentru protecția datelor fac parte din managementul securității informațiilor corporative și sunt adaptate în mod continuu la evoluțiile tehnice și schimbările organizaționale. În anul 2021, 39 de angajați au fost instruiți prin cursuri de securitate cibernetică.

Respectarea politicii de protecție a datelor și a legilor aplicabile privind protecția datelor este verificată în mod regulat prin intermediul auditurilor de protecție a datelor precum și al altor controale efectuate periodic.